Obchodní podmínky

Obchodní podmínky služby Clientia (dále jen „podmínky“) vydává provozovatel:

Kontaktní údaje: Kontakt · Platby a opakované platby: Platební podmínky · Osobní údaje: Ochrana osobních údajů

1. Úvodní ustanovení

1.1 Službu Clientia provozuje společnost Flexisoftware s.r.o., IČO 05040825, DIČ CZ05040825, se sídlem Ondřejov 7, 393 01 Pelhřimov, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 24873, plátce DPH (dále jen „provozovatel“).

1.2 Tyto podmínky upravují v souladu s § 1751 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „občanský zákoník“), práva a povinnosti mezi provozovatelem a uživatelem při užívání služby Clientia dostupné jako webová aplikace a prostřednictvím souvisejícího API. Podmínky, Platební podmínky a Ceník (Příloha č. 1) jsou nedílnou součástí smlouvy.

1.3 Služba je určena především podnikatelům a dalším organizacím, které ji užívají v rámci své činnosti. Uzavře-li smlouvu spotřebitel, platí pro něj navíc článek 16 a další ustanovení výslovně určená spotřebitelům; ustanovení určená výslovně podnikatelům se na spotřebitele nepoužijí.

1.4 Odchylná ujednání ve smlouvě mají přednost před těmito podmínkami. Odchylná ujednání s podnikatelem lze sjednat jen písemně (i e-mailem).

2. Vymezení pojmů

• Služba: webová aplikace Clientia (včetně instalovatelné verze pro mobil a počítač), API a související funkce a dokumentace.
• Uživatel: osoba, která si ve službě založila účet a uzavřela s provozovatelem smlouvu; zpravidla podnikatel nebo jiná organizace.
• Spotřebitel: uživatel, který je fyzickou osobou a uzavírá smlouvu mimo rámec své podnikatelské činnosti nebo samostatného výkonu povolání (§ 419 občanského zákoníku).
• Účet: firemní prostor uživatele ve službě, včetně všech jeho dat, nastavení a přístupů.
• Přístup: přihlašovací účet konkrétní fyzické osoby (zaměstnance nebo spolupracovníka uživatele), které uživatel ve službě zřídil přístup. Aktivní přístup je ten, který se může přihlásit.
• Tarif: rozsah služby Private, Start, Profi nebo Business podle Přílohy č. 1.
• Licence: oprávnění užívat službu v rozsahu tarifu a objednaných doplňků po dobu zaplaceného období.
• Doplněk: placené rozšíření tarifu (například Predikce a simulace, kapacita navíc, marketingové e-maily navíc), objednávané v Clientia shopu.
• Clientia shop: část aplikace, ve které uživatel po přihlášení objednává tarify a doplňky; před objednávkou vidí výslednou cenu.
• Kredit AI: měsíční objem pro funkce Clientia AI, který je součástí tarifu (článek 7).
• Předplacený kredit: peněžní prostředky, které uživatel uhradí předem a ze kterých platí spotřebu AI nad kredit tarifu, kapacitu navíc a další doplňky (článek 7).
• Kapacita: úložiště pro poštu s přílohami a pro dokumenty, sdílené za celý účet podle tarifu.
• Předplatné: opakovaná úhrada licence za každé zúčtovací období (článek 9).
• Zúčtovací období: 1 měsíc nebo 12 měsíců, za které se licence hradí.
• První měsíc zdarma: první měsíc užívání zvoleného tarifu od registrace, za který se neplatí (článek 10).

3. Uzavření smlouvy a uživatelský účet

3.1 Smlouva se uzavírá elektronicky, prostředky komunikace na dálku, registrací ve webové aplikaci Clientia v těchto technických krocích: (a) uživatel vyplní registrační formulář (název firmy, jméno, e-mail a heslo) a zvolí tarif, (b) před odesláním může všechny údaje zkontrolovat a opravit, (c) potvrdí, že se seznámil s těmito podmínkami a zásadami ochrany osobních údajů a souhlasí s nimi, (d) odešle formulář. Dokončením registrace je uzavřena smlouva o užívání služby ve zvoleném tarifu; první měsíc je bezplatný (článek 10).

3.2 Placené užívání zvoleného tarifu začíná po skončení prvního měsíce zdarma (článek 10). Doplňky a změny tarifu se objednávají v Clientia shopu. Licence k placenému období je poskytnuta po připsání úhrady (článek 8).

3.3 Smlouva se uzavírá v českém jazyce. Provozovatel smlouvu (údaje účtu, objednávky a znění podmínek, se kterým uživatel souhlasil) archivuje v elektronické podobě; třetím osobám není přístupná. Podmínky jsou trvale zveřejněny na webu clientia.cz a uživatel si je může vytisknout nebo uložit.

3.4 Náklady na prostředky komunikace na dálku (internet, telefon) si hradí uživatel sám a nejsou vyšší než běžná sazba.

3.5 Uživatel je povinen uvádět pravdivé, úplné a aktuální údaje, zejména identifikační a fakturační údaje a kontaktní e-mail. Za podnikatele nebo organizaci může účet zřídit jen osoba oprávněná za ně jednat.

3.6 Uživatel odpovídá za činnost všech osob, kterým zřídí přístup do účtu, za nastavení jejich oprávnění a za veškeré úkony provedené pod jeho účtem nebo jeho API klíči. Podezření na zneužití účtu neprodleně oznámí provozovateli.

3.7 Provozovatel může odmítnout registraci nebo zablokovat účet, pokud uživatel porušuje tyto podmínky nebo právní předpisy, nebo pokud službu užívá způsobem, který ohrožuje její provoz či jiné uživatele.

4. Popis služby

4.1 Služba je software poskytovaný jako služba (SaaS) přes internetový prohlížeč. Podle tarifu umožňuje zejména správu zákazníků, obchodů a obchodních plánů, nabídky, objednávky a faktury, párování plateb a výhled cash flow, sklad, firemní a sdílenou poštu a helpdesk, týmový chat, videohovory a kalendář, marketingové kampaně a formuláře, HR agendu, compliance a GDPR agendu, predikce a simulace, ukládání dokumentů, napojení na služby třetích stran a funkce Clientia AI. Rozsah funkcí jednotlivých tarifů je uveden v Příloze č. 1 a na stránce Ceník.

4.2 Pro užívání služby postačuje zařízení s aktuálním webovým prohlížečem a připojením k internetu. Některé funkce vyžadují účet uživatele u třetí strany (například e-mailová schránka, bankovní účet, reklamní systém nebo účetní systém); za tyto účty a jejich podmínky odpovídá uživatel.

4.3 Provozovatel službu průběžně rozvíjí a je oprávněn měnit, doplňovat či rušit její jednotlivé funkce, pokud tím podstatně nezhorší sjednaný rozsah placeného tarifu po zaplacené období. O podstatných změnách uživatele předem informuje.

5. Licence k užívání služby

5.1 Služba, její software, databáze, design, dokumentace a ochranné známky jsou předmětem práv duševního vlastnictví provozovatele, případně jeho licenčních partnerů, a jsou chráněny zejména zákonem č. 121/2000 Sb., autorský zákon.

5.2 Provozovatel uděluje uživateli podle § 2358 a násl. občanského zákoníku nevýhradní, nepřevoditelnou a územně neomezenou licenci k užívání služby na dobu trvání smlouvy, v rozsahu tarifu, objednaných doplňků a počtu aktivních přístupů. Pro první měsíc zdarma se licence poskytuje bezúplatně, poté za cenu podle ceníku; licence k placenému tarifu je omezena na zaplacené období.

5.3 Každý aktivní přístup smí užívat jen jedna fyzická osoba; sdílení přihlašovacích údajů mezi více osobami není dovoleno. Tarif Private je určen pro jednu osobu. Uživatel není oprávněn udělit podlicenci ani licenci postoupit bez předchozího souhlasu provozovatele.

5.4 Uživatel nesmí službu ani její části kopírovat, upravovat, dekompilovat nebo jinak zpětně analyzovat (s výjimkou případů, kdy to výslovně dovoluje zákon), poskytovat službu třetím osobám jako vlastní službu, obcházet technická omezení tarifu, zatěžovat ji automatizovanými požadavky nad rámec limitů API nebo ji užívat k nezákonné činnosti.

5.5 Licence k API (od tarifu Business) zahrnuje oprávnění napojit na službu vlastní systémy uživatele podle zveřejněné dokumentace. Napojení systému třetí strany, který službu poskytuje dalším osobám, vyžaduje samostatnou dohodu.

6. Tarify, doplňky a cena

6.1 Cena tarifu se platí za každý aktivní přístup a měsíc, u tarifu Private za účet. Rozhodný je počet aktivních přístupů v den vystavení výzvy k úhradě; přidá-li uživatel během období další přístup, uhradí jeho cenu poměrně za zbytek zaplaceného období.

6.2 Ceny tarifů, doplňků, množstevní slevy a délky zúčtovacích období jsou uvedeny v Příloze č. 1, na webu clientia.cz v sekci Ceník a v Clientia shopu. Ceny jsou uváděny bez DPH; k ceně se připočítává DPH v zákonné sazbě (nyní 21 %). Pro spotřebitele je závazná cena včetně DPH, která je uvedena v Příloze č. 1 a vždy před dokončením objednávky. Žádné další poplatky se neúčtují.

6.3 Doplňky. Uživatel může k tarifu kdykoli objednat doplněk v Clientia shopu, včetně jednotlivých modulů vyššího tarifu, je-li tak v shopu nabízen. Cena se přepočte jen o nové funkce a výslednou cenu vidí uživatel před potvrzením objednávky.

6.4 Přechod na vyšší tarif je možný kdykoli a funkce se zpřístupní ihned po úhradě. Uživatel uhradí rozdíl mezi cenou nového a dosavadního tarifu za zbývající část zaplaceného zúčtovacího období, počítaný poměrně podle dnů.

6.5 Přechod na nižší tarif se uplatní od následujícího zúčtovacího období. Data vytvořená ve vyšším tarifu se nemažou, funkce vyššího tarifu však v nižším tarifu nejsou dostupné; po návratu na vyšší tarif jsou opět k dispozici. Překračuje-li uložený objem kapacitu nižšího tarifu, data zůstanou zachována, ale nová data (zejména synchronizovaná pošta a nové dokumenty) se neukládají, dokud uživatel kapacitu nenavýší nebo data neodstraní.

6.6 Množstevní slevy, slevy pro neziskové organizace a startupy a akční nabídky platí v rozsahu a po dobu uvedenou v ceníku; nárok na slevu pro neziskovou organizaci nebo startup uživatel na žádost doloží.

6.7 Služby nad rámec ceníku (například individuální napojení, převod dat nad rámec tarifu nebo školení) se poskytují na základě samostatné dohody a cenové nabídky.

7. Kredit AI a předplacený kredit

7.1 Kredit AI je součástí tarifů Start, Profi a Business ve výši podle ceníku za každý aktivní přístup a měsíc; kredit všech přístupů se sčítá za celý účet. Nevyčerpaný kredit AI se do dalšího měsíce nepřevádí a nevrací se. Tarif Private ani první měsíc zdarma kredit AI neobsahují.

7.2 Spotřeba Clientia AI se oceňuje podle ceníku AI zveřejněného v aplikaci; přehled spotřeby vidí uživatel průběžně v aplikaci. Spotřebu nad kredit AI hradí uživatel z předplaceného kreditu, nebo, pokud jej nemá, ji provozovatel vyúčtuje v následující výzvě k úhradě. Uživatel může v aplikaci nastavit limit spotřeby nebo AI vypnout.

7.3 Předplacený kredit si uživatel dobije v Clientia shopu (nejméně 500 Kč bez DPH). Z kreditu se hradí spotřeba AI nad kredit tarifu, kapacita navíc a další doplňky, které to v shopu umožňují. Pohyby kreditu jsou dostupné v aplikaci.

7.4 Předplacený kredit je nepřenosný na jiný účet, neúročí se a během trvání smlouvy nepropadá. Při ukončení smlouvy vrátí provozovatel nevyčerpaný předplacený kredit spotřebiteli vždy a podnikateli tehdy, je-li smlouva ukončena provozovatelem bez porušení povinností uživatele, z důvodu neodstranitelné vady nebo nesouhlasu se změnou podmínek; jinak nevyčerpaný kredit podnikatele ukončením smlouvy zaniká.

7.5 Daňový doklad k předplacenému kreditu se vystavuje podle právních předpisů o DPH, zpravidla při jeho úhradě.

8. Platební podmínky

8.1 Licence, doplňky a předplacený kredit se hradí předem na základě výzvy k úhradě, kterou provozovatel zašle na fakturační e-mail uživatele a která je dostupná i v aplikaci. Neuhrazená objednávka nezakládá nárok na licenci.

8.2 Způsoby úhrady (platební kartou online prostřednictvím platební brány GoPay včetně Apple Pay a Google Pay, bankovním převodem nebo QR Platbou), splatnost výzev k úhradě, vystavování faktur, doplatky, vracení plateb a podmínky opakovaných plateb upravují Platební podmínky, které jsou nedílnou součástí těchto podmínek.

8.3 Uživatel souhlasí s vystavováním a zasíláním účetních a daňových dokladů v elektronické podobě.

8.4 Provozovatel nepřijímá platby v hotovosti a neúčtuje žádné poplatky za zvolený způsob platby.

9. Předplatné a obnova licence

9.1 Placený tarif a doplňky s pravidelnou cenou jsou sjednány jako předplatné: licence se po skončení každého zúčtovacího období (1 nebo 12 měsíců) obnovuje na stejně dlouhé období za cenu podle aktuálního ceníku a počtu aktivních přístupů, dokud uživatel předplatné nezruší. Délku období, cenu a způsob úhrady vidí uživatel před objednávkou i kdykoli v aplikaci. Předplatné se zakládá jen s výslovným souhlasem uživatele uděleným při objednávce.

9.2 Parametry opakované platby (důvod, výše a maximální částka, frekvence a datum, doba trvání, upozornění, změna a zrušení) jsou uvedeny v Platebních podmínkách.

9.3 Na začátku každého zúčtovacího období obdrží uživatel e-mailem výzvu k úhradě se splatností 14 dnů a odkazem na platební stránku. Automaticky se z karty strhává jen tehdy, zvolí-li uživatel na platební stránce uložení karty pro opakované platby; údaje o kartě ukládá výhradně GoPay.

9.4 Uživatel může předplatné kdykoli zrušit v aplikaci nebo e-mailem na info@clientia.cz. Zrušením se ukončí zasílání dalších výzev k úhradě i případné automatické strhávání z karty; licence trvá do konce zaplaceného období.

9.5 Není-li výzva k úhradě uhrazena do 14 dnů od začátku zúčtovacího období, provozovatel účet pozastaví: přístupy se nepřihlásí, nesynchronizuje se pošta, neodesílají se kampaně a nefunguje AI. Data zůstávají zachována. O neúspěšné platbě a pozastavení provozovatel informuje e-mailem.

9.6 Uhradí-li uživatel výzvu po pozastavení, provozovatel účet ihned obnoví a licence platí v původní délce zúčtovacího období počítané ode dne úhrady.

9.7 Neobnoví-li uživatel službu, provozovatel 90 dnů po pozastavení data účtu nevratně smaže (článek 17.5); na blížící se smazání upozorní e-mailem 14 a 3 dny předem.

10. První měsíc zdarma a zpřístupnění služby

10.1 Služba je poskytována výhradně elektronicky; nedochází k dodání žádného hmotného zboží. Služba je zpřístupněna okamžitě po dokončení registrace.

10.2 První měsíc od registrace užívá uživatel zvolený tarif zdarma, v jeho rozsahu, avšak bez kreditu AI a bez kapacity navíc; Clientia AI a kapacitu nad rámec tarifu může v tomto měsíci užívat z předplaceného kreditu.

10.3 Během prvního měsíce může uživatel tarif i délku zúčtovacího období libovolně a bezplatně měnit, a to nahoru i dolů; funkce nového tarifu se zpřístupní ihned. Data vytvořená ve vyšším tarifu zůstávají při změně na nižší tarif zachována (článek 6.5).

10.4 Nejméně 7 dnů před koncem prvního měsíce provozovatel uživatele upozorní e-mailem na začátek placeného období, zvolený tarif, cenu a způsob zrušení. Nezruší-li uživatel předplatné do konce prvního měsíce, začne běžet první placené zúčtovací období tarifu zvoleného ke konci prvního měsíce a uživatel obdrží výzvu k úhradě (článek 9). Zrušením během prvního měsíce smlouva skončí bez jakékoli platby.

10.5 První měsíc zdarma lze využít jen jednou pro jednu firmu (IČO), resp. jednu osobu; při opakované registraci se nepřiznává.

11. Odpovědnost uživatele za obsah a užívání

11.1 Za data, dokumenty a zprávy, které uživatel do služby vloží nebo jejím prostřednictvím odešle, odpovídá uživatel. Obsah nesmí porušovat právní předpisy ani práva třetích osob.

11.2 Při rozesílání obchodních sdělení a marketingových kampaní je uživatel povinen dodržovat zejména zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, a předpisy o ochraně osobních údajů, mít právní titul k oslovení adresátů a respektovat jejich odhlášení. Rozesílání nevyžádaných sdělení (spamu) je zakázáno. Kampaně se odesílají přes poštovní server uživatele a uživatel odpovídá za dodržení jeho limitů a podmínek.

11.3 Přepis a záznam videohovorů funguje jen se zapnutím účastníkem. Uživatel je povinen účastníky hovoru, včetně hostů, předem informovat o pořizování přepisu nebo zápisu a o zpracování jejich osobních údajů.

11.4 Napojením e-mailové schránky, bankovního účtu, reklamního či účetního systému nebo jiné služby třetí strany uživatel zmocňuje provozovatele k přístupu do této služby v rozsahu potřebném pro danou funkci. Za podmínky a dostupnost služeb třetích stran provozovatel neodpovídá.

11.5 Uživatel je povinen chránit přístupové údaje k účtu a API klíče před zneužitím a při podezření na jejich prozrazení je neprodleně změnit. Provozovatel může z důvodu ochrany služby omezit počet požadavků (zejména na API a přihlašování).

12. Clientia AI, predikce a compliance

12.1 Funkce Clientia AI využívají jazykové modely externího poskytovatele. Data se poskytovateli předávají jen v rozsahu konkrétního požadavku uživatele, nepoužívají se k trénování modelů a zpracování podléhá článku 18.

12.2 Výstupy Clientia AI (shrnutí, návrhy textů, zápisy, třídění pošty a doporučení) jsou automaticky generované a mohou obsahovat nepřesnosti. Uživatel je povinen je před použitím zkontrolovat; AI v aplikaci sama nic neodesílá ani nemění bez potvrzení uživatele, není-li to uživatelem výslovně nastaveno v pravidlech.

12.3 Predikce, scénáře a simulace jsou statistické odhady vypočtené z dat uživatele a nejsou zárukou budoucího vývoje ani finančním, investičním či daňovým poradenstvím.

12.4 Modul compliance, včetně knihovny povinností, termínů a vnitřního oznamovacího systému (whistleblowing), je pomůckou k plnění povinností uživatele a nenahrazuje právní ani daňové poradenství. Za splnění zákonných povinností, včetně povinností podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, odpovídá uživatel; termíny v knihovně jsou orientační.

13. Dostupnost služby a podpora

13.1 Provozovatel provozuje službu s odbornou péčí a usiluje o její nepřetržitou dostupnost, nezaručuje však dostupnost 100 %. Služba může být krátkodobě nedostupná zejména z důvodu údržby, aktualizací, výpadků infrastruktury či poskytovatelů připojení nebo vyšší moci; plánovanou údržbu provádí přednostně mimo běžnou pracovní dobu a podle možností ji předem oznámí.

13.2 Provozovatel pravidelně zálohuje data služby a zabezpečuje je přiměřenými technickými a organizačními opatřeními. Data jsou uložena na serverech v Evropské unii.

13.3 Rozsah podpory se řídí tarifem: Private nápověda v aplikaci, Start podpora e-mailem, Profi e-mailem a telefonicky, Business přednostní podpora a konzultant. Podpora je poskytována zpravidla v pracovní dny; provozovatel se snaží odpovědět nejpozději následující pracovní den.

14. Vady služby a reklamace

14.1 Provozovatel odpovídá za to, že služba má vlastnosti a funkce popsané v těchto podmínkách, v ceníku a v dokumentaci a že je způsobilá k užití k obvyklému účelu. Vůči spotřebiteli odpovídá za vady digitální služby podle § 2389a a násl. občanského zákoníku po celou dobu jejího poskytování.

14.2 Vadu uživatel oznámí (reklamuje) bez zbytečného odkladu po jejím zjištění e-mailem na info@clientia.cz nebo formulářem v aplikaci, s popisem vady, časem výskytu a podle možnosti postupem, jak ji vyvolat.

14.3 Provozovatel potvrdí přijetí reklamace a vyřídí ji bez zbytečného odkladu, u spotřebitele nejpozději do 30 dnů od jejího uplatnění, nedohodnou-li se strany na delší lhůtě; o vyřízení informuje e-mailem.

14.4 Oprávněnou vadu provozovatel odstraní. Nelze-li vadu odstranit v přiměřené době, nebo brání-li uživateli v užívání podstatné části služby déle než 3 po sobě jdoucí dny, má uživatel právo na přiměřenou slevu z ceny za dotčené období, případně na odstoupení od smlouvy a vrácení poměrné části uhrazené ceny.

14.5 Za vadu se nepovažuje krátkodobá nedostupnost podle článku 13.1, nedostupnost nebo změna služeb třetích stran (poštovní servery, banky, reklamní a účetní systémy, poskytovatel AI), výpadek připojení na straně uživatele, nepřesnost výstupu AI ani nefunkčnost způsobená nesprávným užitím služby nebo zásahem uživatele či třetí osoby.

15. Odpovědnost provozovatele

15.1 Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností ze smlouvy v rozsahu stanoveném právními předpisy a těmito podmínkami.

15.2 Provozovatel neodpovídá za škodu způsobenou nesprávným užíváním služby, nesprávnými údaji zadanými uživatelem, rozhodnutím učiněným na základě výstupu AI nebo predikce, zásahem třetích osob mimo kontrolu provozovatele, výpadkem služeb třetích stran ani vyšší mocí.

15.3 Vůči uživateli, který je podnikatelem, neodpovídá provozovatel za pokuty a jiné sankce uložené orgány veřejné moci, ušlý zisk ani nepřímé škody a jeho odpovědnost za škodu je omezena na skutečnou škodu do výše ceny, kterou uživatel provozovateli zaplatil za posledních 12 měsíců před vznikem škody. Omezení se neuplatní na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, na újmu na přirozených právech člověka (§ 2898 občanského zákoníku) ani vůči spotřebiteli.

16. Zvláštní ustanovení pro spotřebitele

16.1 Odstoupení od smlouvy. Spotřebitel má právo odstoupit od smlouvy uzavřené prostředky komunikace na dálku bez udání důvodu do 14 dnů ode dne jejího uzavření (§ 1829 občanského zákoníku). K odstoupení může využít vzorový formulář v Příloze č. 2; stačí odeslat odstoupení (například e-mailem na info@clientia.cz) před uplynutím lhůty.

16.2 Objednávkou placeného tarifu nebo doplňku spotřebitel výslovně žádá, aby poskytování služby začalo již během lhůty pro odstoupení. Odstoupí-li poté, uhradí provozovateli poměrnou část ceny za služby poskytnuté do okamžiku odstoupení (§ 1834 občanského zákoníku). Byla-li služba se souhlasem spotřebitele již zcela poskytnuta, právo na odstoupení zaniká (§ 1837 písm. a) občanského zákoníku).

16.3 Peněžní prostředky (po odečtení poměrné části podle článku 16.2) a nevyčerpaný předplacený kredit vrátí provozovatel do 14 dnů od odstoupení stejným způsobem, jakým je přijal, nedohodne-li se se spotřebitelem jinak; spotřebiteli tím nevzniknou další náklady.

16.4 Spotřebitel může předplatné kdykoli zrušit podle článku 9.4 bez jakékoli sankce.

16.5 Mimosoudní řešení sporů. K mimosoudnímu řešení spotřebitelských sporů ze smlouvy je příslušná Česká obchodní inspekce, Štěpánská 567/15, 120 00 Praha 2, IČO 00020869, adr.coi.cz. Spotřebitel může návrh podat nejpozději do jednoho roku ode dne, kdy své právo u provozovatele poprvé uplatnil.

16.6 Dozor nad dodržováním povinností provozovatele vykonávají v rozsahu své působnosti příslušný živnostenský úřad, Česká obchodní inspekce (www.coi.cz) a v oblasti ochrany osobních údajů Úřad pro ochranu osobních údajů.

16.7 Provozovatel se nezavázal k dodržování žádného kodexu chování ve smyslu § 1826 odst. 1 písm. e) občanského zákoníku.

17. Data uživatele

17.1 Data, která uživatel do služby vloží, náleží uživateli. Uživatel je může kdykoli exportovat ve formátech, které služba nabízí.

17.2 Provozovatel data uživatele užívá jen k poskytování, zabezpečení a zlepšování služby a k plnění svých zákonných povinností. Data neprodává ani je nepředává třetím osobám k jejich vlastním účelům.

17.3 Za archivaci účetních a daňových dokladů po dobu stanovenou právními předpisy odpovídá uživatel; doporučujeme data pravidelně exportovat.

17.4 Data jsou pravidelně zálohována; zálohy se uchovávají nejvýše 30 dní.

17.5 Data účtu provozovatel nevratně smaže 90 dnů po pozastavení účtu pro neuhrazení (článek 9.5) a dále 90 dnů po ukončení smlouvy, pokud mu jejich další uchování neukládá právní předpis. Do té doby je na žádost předá ve strojově čitelném formátu.

18. Zpracování osobních údajů jménem uživatele

18.1 Ve vztahu k osobním údajům, které uživatel do služby vkládá o svých zákaznících, kontaktech, dodavatelích, zaměstnancích, uchazečích, oznamovatelích a dalších osobách (například jména, e-maily, telefony, komunikace, HR údaje a záznamy hovorů), je uživatel správcem a provozovatel zpracovatelem ve smyslu čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Tento článek tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů.

18.2 Provozovatel tyto osobní údaje zpracovává pouze za účelem poskytování služby, po dobu trvání smlouvy a na základě pokynů uživatele, které vyjadřuje nastavením a užíváním služby.

18.3 Provozovatel zajistí mlčenlivost osob, které s údaji pracují, přijme opatření podle čl. 32 GDPR, poskytne uživateli součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů a ohlásí mu porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu. Zvláštní kategorie údajů (například zdravotní způsobilost v HR) smí uživatel vkládat jen v rozsahu, ke kterému má právní titul.

18.4 Uživatel uděluje obecný souhlas se zapojením dalších zpracovatelů, kteří zajišťují provoz služby (serverová infrastruktura v EU, odesílání e-mailů, poskytovatel jazykových modelů pro Clientia AI, fakturační systém, platební brána). O plánované změně provozovatel informuje; uživatel proti ní může vznést námitku a smlouvu vypovědět.

18.5 Zpracování osobních údajů, u nichž je provozovatel správcem (údaje o uživateli, jeho přístupech a platbách), popisují Zásady ochrany osobních údajů.

19. Doba trvání a ukončení smlouvy

19.1 Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. Placená licence trvá po dobu zaplaceného období a obnovuje se podle článku 9.

19.2 Uživatel může smlouvu kdykoli vypovědět žádostí o zrušení účtu zaslanou z kontaktního e-mailu účtu na info@clientia.cz nebo formulářem v aplikaci. Výpověď je účinná doručením; provozovatel ji potvrdí e-mailem. Zaplacené období se podnikateli nevrací, ledaže je smlouva ukončena z důvodu podle článku 14.4 nebo 20.3 (spotřebitel viz článek 16).

19.3 Provozovatel může smlouvu vypovědět bez udání důvodu s výpovědní dobou 30 dnů, u placeného tarifu nejdříve ke konci zaplaceného období; jinak vrátí poměrnou část ceny za nevyčerpané období. Při podstatném porušení podmínek uživatelem (zejména článků 5.4 a 11.2), které uživatel nenapraví ani v přiměřené lhůtě po upozornění, může provozovatel od smlouvy odstoupit s okamžitou účinností.

19.4 Ukončí-li provozovatel provoz služby jako celku, oznámí to uživatelům nejméně 60 dnů předem, umožní jim export dat a vrátí poměrnou část ceny za nevyčerpané období a nevyčerpaný předplacený kredit.

20. Změny podmínek a ceníku

20.1 Provozovatel může tyto podmínky a ceník přiměřeně měnit (§ 1752 občanského zákoníku), zejména v souvislosti se změnou právních předpisů, rozvojem služby, změnou nákladů nebo bezpečnostními požadavky.

20.2 Změnu oznámí uživateli e-mailem a v aplikaci nejméně 30 dnů před její účinností. Změna ceny se u předplatného uplatní až od následujícího zúčtovacího období po účinnosti změny.

20.3 Uživatel má právo změnu odmítnout a smlouvu z tohoto důvodu vypovědět s účinností nejpozději ke dni účinnosti změny; v takovém případě mu provozovatel vrátí poměrnou část ceny za nevyčerpané období a nevyčerpaný předplacený kredit. Nevypoví-li uživatel smlouvu, platí, že změnu přijal.

20.4 Změny, které jsou výhradně ve prospěch uživatele nebo které vyžaduje právní předpis s kratší lhůtou, mohou nabýt účinnosti dříve.

21. Doručování a komunikace

21.1 Strany komunikují elektronicky: provozovatel na kontaktní, resp. fakturační e-mail uživatele a v aplikaci, uživatel na info@clientia.cz. Zpráva odeslaná e-mailem se považuje za doručenou okamžikem, kdy se dostane do sféry adresáta.

21.2 Provozní zprávy o službě (výzvy k úhradě, faktury, informace o licenci, tarifu, kreditu, kapacitě, bezpečnosti a změnách podmínek) jsou součástí služby a nelze je odhlásit.

22. Závěrečná ustanovení

22.1 Smlouva a tyto podmínky se řídí právním řádem České republiky. Volba práva nezbavuje spotřebitele ochrany, kterou mu poskytují kogentní ustanovení práva státu jeho obvyklého pobytu.

22.2 Spory s podnikatelem rozhoduje věcně příslušný soud podle sídla provozovatele; spory se spotřebitelem soud příslušný podle zákona.

22.3 Je-li některé ustanovení neplatné nebo neúčinné, nedotýká se to ostatních ustanovení; nahradí jej ustanovení, které se jeho smyslu nejvíce blíží.

22.4 Uživatel, který je podnikatelem, přebírá nebezpečí změny okolností ve smyslu § 1765 občanského zákoníku. Ustanovení § 1799 a § 1800 občanského zákoníku o doložkách ve smlouvách uzavíraných adhezním způsobem se na smlouvy s podnikateli nepoužijí.

22.5 Tyto podmínky nabývají účinnosti dne 16. 10. 2026 (verze 2026-10-16).

Příloha č. 1: Ceník

Aktuální ceník služby Clientia. Ceny jsou uvedeny bez DPH; spotřebitel hradí cenu včetně DPH 21 %. Ceny tarifů Start, Profi a Business jsou za aktivní přístup a měsíc, cena tarifu Private za účet a měsíc. Při roční platbě se hradí cena za 12 měsíců předem.

Obsah tarifů (úložiště na přístup, sdílené za účet; kredit AI na přístup a měsíc):

Podrobný rozsah funkcí jednotlivých tarifů je uveden na stránce Ceník.

Slevy: 11 až 50 aktivních přístupů −10 %, 51 až 150 přístupů −20 %, pro více přístupů individuální nabídka. Neziskové organizace a školy −20 %, startupy do 12 měsíců od založení −30 % na první rok.

Příloha č. 2: Vzorový formulář pro odstoupení od smlouvy

(vyplňte tento formulář a pošlete jej zpět pouze v případě, že chcete odstoupit od smlouvy)

Oznámení o odstoupení od smlouvy
Adresát: Flexisoftware s.r.o., Ondřejov 7, 393 01 Pelhřimov, IČO 05040825, e-mail: info@clientia.cz
Oznamuji, že tímto odstupuji od smlouvy o poskytování služby Clientia:
E-mail účtu a název firmy: ……………………………………
Objednaný tarif nebo doplněk a variabilní symbol: ……………………………………
Datum uzavření smlouvy / objednávky: ……………………
Jméno a příjmení spotřebitele: ……………………………………
Adresa spotřebitele: ……………………………………
Číslo účtu pro vrácení peněz (nepovinné): ……………………
Podpis spotřebitele (pouze pokud je formulář zasílán v listinné podobě): ……………………
Datum: ……………………